Respeitando-se os procedimentos e normas arquivísticas, os documentos são armazenados em ambiente adequado, seguro e livre de pragas.
A Arq Soluções trabalha com dois conceitos em armazenagem de arquivos físicos: a caixa fechada e a caixa aberta.
No conceito caixa fechada, o cliente manda a sua documentação em caixas padrão fornecidas pela Arq Soluções, que são fechadas e seladas com um lacre. Cada lacre tem um código de barras, com numeração específica para cada cliente.
Esta numeração não poderá ser repetida, garantindo a inviolabilidade da documentação.
Em caso de necessidade de consulta em algum documento, a caixa será entregue diretamente ao cliente.
No conceito caixa aberta, a Arq Soluções faz a conferência da documentação que entra na empresa e realiza o arquivamento de documentos enviados pelo cliente, quando solicitado. Se houver a necessidade de consulta a algum documento, este será encaminhado em formato digital ou será efetuada a entrega diretamente ao cliente.
Com o armazenamento de arquivos físicos, o cliente otimiza o seu espaço, antes destinado a seu acervo, e passa a utilizá-lo para abrigar atividades com fins lucrativos para o seu negócio.